Privacyverklaring

Algemeen
Als illi Engineering ontkomen wij er niet aan om gegevens van onze klanten en gebruikers te verwerken. Illi Engineering neemt uw privacy serieus en hanteert een strikt privacybeleid. Wij gebruiken met betrekking tot privacy de volgende uitgangspunten:

  1. Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonlijke informatie. Dat betekent onder meer dat we uw persoonsgegevens niet verder gebruiken dan strikt noodzakelijk is en alle persoonsgegevens ook intern als vertrouwelijk behandelen.
  2. Wij nemen alle redelijke voorzorgsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Onder de voorzorgmaatregeling valt ook de geheimhoudingsverklaring van onze werknemers.
  3. Wij houden ons strikt aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige wet- en regelgeving omtrent de verwerking van persoonsgegevens.
  4. Wij bewaren alle gegevens die wij ontvangen op een beveiligde plek.
  5. In navolging van de wet Persoonsregistratie (bescherming privacy) worden deelnemersgegevens vertrouwelijk behandeld en niet zonder toestemming van de desbetreffende deelnemer aan derden (ter inzage) verstrekt. Iedere deelnemer heeft recht op inzage van alle op hem of haar betrekking hebbende stukken.

Dit privacy statement geeft aan hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Grondslagen
Wij verwerken alleen uw gegevens voor zover dit wettelijk is toegestaan. De grondslagen die wij daarvoor hanteren zijn:

  1. Overeenkomst; alle gegevens die noodzakelijk zijn voor het kunnen uitvoeren van een overeenkomst.
  2. Wettelijke plicht; gegevens die wij verplicht moeten doorgeven aan bijvoorbeeld de Belastingdienst, politie en andere overheidsinstanties;
  3. Gerechtvaardigd belang; gegevens die wij nodig hebben voor intern beheer, behartiging van onze belangen en beveiliging, waarbij de afweging is gemaakt tussen de zwaarte van het belang van illi Engineering en de inbreuk op uw privacy;
  4. Vitaal belang; in geval van levensbedreigende- of noodsituaties;
  5. Ondubbelzinnige toestemming; overige persoonsgegevens worden alleen op basis van uw toestemming verwerkt en deze mag altijd ingetrokken worden.

Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?

  1. Voor de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving verzamelen wij uw persoonsgegevens. In sommige gevallen zijn wij verplicht om informatie aan overheidsinstanties te verstrekken.
  2. In sommige gevallen, met verleende toestemming, verzamelen wij uw persoonsgegevens voor archiefbeheer, wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek.
  3. Wij verzamelen uw persoonsgegevens voor de postregistratie en emailarchivering.
  4. In het kader onderzoek, enkel met verleende toestemming, verzamelen wij beelden door middel van videocameratoezicht voor archiefbeheer, wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek. Dit doen wij met behulp van duidelijk zichtbare videocamera’s.
  5. Wij maken persoonlijke profielen van bewoners die op de zorglocatie wonen. Hiervoor wordt informatie verzameld over een bewoner.

Welke persoongegvens verzamelen wij van U?
Wij maken onderscheid tussen twee verschillende categorieën waarvan wij gegevens verzamelen. Hieronder de categorieën gespecificeerd en uitgelegd welke gegevens verzameld worden.

Categorie 1: Zorglocatie, medewerkers en verantwoordelijke bewoner van zorglocatie.
– NAW-gegevens
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Geslacht
– Geboortedatum
– Contactmomenten, e-mails die verstuurd zijn en logs van telefoongesprekken die gevoerd zijn.

Categorie 2: Bewoners van de zorglocatie
Via het invulformulier op https://www.interactiefschilderij.nl/ (of de papieren versie) kan de verantwoordelijke voor de bewoner een persoonlijk profiel aanmaken voor het Magisch Interactief Schilderij (MIS). De contactgegevens die illi Engineering nodig heeft is alleen de naam, e-mailadres en telefoonnummer van de verantwoordelijke. Als u geslacht en/of relatie invult, dan kunnen wij u persoonlijke aanspreken in onze communicatie. Illi Engineering gebruikt deze gegevens voor contact over het persoonlijk profiel en updates aan het MIS.

Al het contact tussen de verantwoordelijke voor de bewoner en illi Engineering worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. Illi Engineering zal dan ook aan niemand, ook niet aan opdrachtgever, enige mededeling doen over de inhoud en het verloop van deze contacten, tenzij hiervoor door de desbetreffende persoon of instantie toestemming voor is gegeven.

De gegevens van het invulformulier worden enkel gebruikt voor het aanmaken en beheren van de persoonlijke profielen van het MIS. Illi Engineering verwerkt onder andere de volgende gegevens:
– NAW-gegevens;
– Geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, zorglocatie;
– Favoriete muziek, beroep, sport, hobby, idool, TV programma, instrument, dier;
– Persoonlijke content (familiefoto’s, etc.);

Alle gegevens zijn optioneel en vrijwillig of met toestemming verstrekt. Bij het invullen van het invulformulier is het verplicht om akkoord te gaan met de Privacy Verklaring van illi Engineering.

Openbaarheid persoonlijk profielen
De opgestelde persoonlijke profielen van de bewoners zijn zichtbaar in het product. Hierdoor zijn deze gegevens openbaar voor werknemers, bewoners en alle andere bezoekers van de instantie waar het product zich bevindt. Het product behoort dan ook ten alle tijden te verblijven op de afgesproken locatie van de instantie.

Verwerken van gegevens en verwerking register
Medewerkers van illi Engineering verwerken de ontvangen gegevens en zullen dit nooit delen of aan derden verstekken. Elke medewerker tekent een geheimhoudingsverklaring.

Verwerking van gegevens worden intern bijgehouden in een verwerking register. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van CRM programma’s zoals ‘Pipedrive’ en ‘Insightly’.

Mochten wij gaan samenwerken met andere externe verwerkers op al onze verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten af om de privacybescherming te waarborgen. Heeft u vragen over deze of andere verwerkers, dan kunt u contact met ons opnemen.

Derden
Illi Engineering verstrekt enkel uw gegevens aan externe partijen die door ons zijn ingeschakeld ten behoeve van de bovenstaande werkzaamheden. Denk hierbij aan wetenschappers/studenten die gegevens gebruiken voor onderzoek. We verstrekken enkel gegevens die noodzakelijk zijn voor de derde om zijn of haar taak uit te voeren.

Illi Engineering heeft maatregelen getroffen om te verzekeren dat uw gegevens uitsluitend voor bovenstaande doeleinden door de derde partij worden gebruikt.

Gegevensbeveiliging
De veiligheid van uw persoonsgegevens heeft bij ons grote prioriteit. Uw gegevens, die bij ons zijn opgeslagen, worden daarom door ons met technische en organisatorische maatregelen beschermd. Wij controleren regelmatig de technische veiligheidsmaatregelen. Indien nodig zullen wij deze aanpassen aan de nieuwste stand van de techniek. Deze regels gelden door middel van geheimhoudingsverklaring ook voor werknemers die in onze opdracht en volgens onze aanwijzingen gegevens verwerken en gebruiken.

Toegang tot gegevens is beperkt; alleen medewerkers die de toegang echt nodig hebben voor de werkzaamheden, krijgen die toegang ook. Daarnaast zijn onze medewerkers geheimhouding van uw gegevens verplicht.

Bewaartermijnen
Illi Engineering bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de werkzaamheden. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de soort persoonsgegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.

Wanneer de termijnen verstreken zijn, worden uw persoonsgegevens op een beveiligde manier verwijderd en vernietigd door ons. Wij vinden het belangrijk dat ook het vernietigen van gegevens met zorg gebeurd.

illi Engineering bewaart de gegevens voor de persoonlijke profielen op een beveiligde server en in het aangeschafte/gehuurde product. Wanneer een gebruiker niet meer deel uitmaakt van de instantie, is het de verantwoordelijkheid van de instantie om dit aan ons te melden. U kunt het persoonlijk profiel ten alle tijden opzeggen via de mail info@interactiefschilderij.nl of telefoonnummer 0612455448. Indien gewenst kan illi Engineering binnen twee maanden de persoonsgegevens verwijderen en vernietigen.

Het is mogelijk dat uw gegevens in het verleden in ons archief terecht gekomen zijn die daar niet (meer) horen. We doen ons best deze gegevens zoveel mogelijk te verwijderen, waar nodig door middel van natuurlijk verloop.

Uw Rechten
U heeft, als betrokkene, de volgende rechten:

Recht op informatie
U heeft het recht om in heldere taal informatie te ontvangen over de wijze waarop en waarom van de gegevensverwerking plaatsvindt. Dit geldt zowel voor het geval dat de persoonsgegevens bij u zelf worden verzameld, als wanneer dit via anderen gebeurt.

Recht op inzage en afschrift
U heeft het recht uw eigen persoonsgegevens die bij ons bekend zijn op te vragen, te vragen voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt en met wie deze persoonsgegevens worden gedeeld. U heeft ook het recht hiervan een afschrift te ontvangen. Indien persoonsgegevens van een derde zijn opgenomen in het dossier waarin u inzage wenst, dan worden deze persoonsgegevens afgeschermd.

Recht op correctie en aanvulling
U heeft het recht gegevens te laten verbeteren of aanvullen, als de gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Recht op gegevenswissing
U heeft het recht om illi Engineering te verzoeken gegevens van u te verwijderen (gegevenswissing). Dit verzoek moet worden ingewilligd in onder meer de volgende gevallen:

  1. De persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld;
  2. De persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
  3. U trekt uw toestemming in (indien de verwerking hierop is gebaseerd).

Recht van beperking
U heeft het recht te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens (tijdelijk) te beperken (het gebruik van de gegevens te stoppen), indien een van de volgende punten van toepassing is:

  1. U betwist de juistheid van de persoonsgegevens; de verwerking wordt beperkt gedurende de periode die wij nodig hebben de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
  2. de verwerking is onrechtmatig en u verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;
  3. Wij hebben de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar u heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  4. U heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking en bent in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van illi Engineering zwaarder wegen dan die van u.

Dataportabiliteit
U heeft het recht op dataportabiliteit, ook wel overdraagbaarheid van gegevens genoemd. Dat wil zeggen dat u het recht heeft uw persoonsgegevens, die u aan illi Engineering heeft verstrekt, in een gestructureerd en gangbaar digitaal bestand kunt verkrijgen. Tevens heeft u het recht die persoonsgegevens aan een andere organisatie over te dragen, zonder daarbij te worden gehinderd door ons.

Dit recht is alleen van toepassing op gegevens die:

  1. Digitaal verwerkt worden, en;
  2. die in het kader van de huurovereenkomst of op basis van toestemming worden verwerkt.

Recht op bezwaar
Het recht op bezwaar staat ook bekend als het recht op verzet. Als de verwerking van persoonsgegevens plaats vindt op basis van de rechtsgrond ‘belang van de organisatie’, dan heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

U kunt uw verzoek ten aanzien van de bovenstaande rechten schriftelijk indienen via info@interactiefschilderij.nl . Wij behandelen uw aanvraag binnen één maand.

Website
Illi Engineering verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens op de website in de eerste plaats om onze (web)diensten aan u te kunnen leveren en om met u te communiceren. Uw gegevens worden daarnaast gebruikt voor het doen van onderzoek en het uitvoeren van analyses, met als doel om onze diensten en onze websites te verbeteren.

Wijzigen van het privacy statement
Wij behouden ons het recht voor dit privacy statement te wijzigingen. Om goed op de hoogte te blijven van de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan raden we u aan om zo nu en dan dit statement door te nemen.

Contact
Bij vragen of opmerkingen over dit privacybeleid kun je contact opnemen via onderstaande gegevens.

Illi Engineering
Laan van Kronenburg 2
1183AS Amstelveen
0612455448
info@interactiefschilderij.nl

Op de website van illi Engineering (www.interactiefschilderij.nl) kun je contact opnemen met illi Engineering via een contactformulier, bijvoorbeeld wanneer je een vraag of een klacht hebt. Deze komt binnen bij onze klantenservice en wordt zo snel mogelijk afgehandeld. De gegevens die we je vragen in te vullen, hebben we nodig om met jou te kunnen communiceren en je zo snel mogelijk van dienst te kunnen zijn.